Để công việc chuyển văn phòng được diễn ra nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm thì việc lên kế hoạch là một bước làm quan trọng hàng đầu mà công ty phải hoàn thành đầu tiên. Khi đã có một kế hoach chi tiết và cụ thể sẽ giúp công ty bạn tiết kiệm được vấn đề về thời gian, giảm thiểu chi phí tốt nhất trong việc thay đổi văn phòng. Hôm nay, Dịch Vụ Chuyển Đồ sẽ hướng dẫn bạn các công việc cần chuẩn bị khi chuyển văn phòng.
Dự trù kinh phí trình lãnh đạo phê duyệt
- Kinh phí thuê địa điểm văn phòng mới.
- Kinh phí thiết kế và trang trí nội thất.
- Kinh phí vận chuyển: Thuê xe riêng hoặc thuê đơn vị vận chuyển trọn gói.
- Kinh phí di chuyển điện thoại internet từ văn phòng cũ sang văn phòng mới.
- Kinh phí mua sắm bổ sung hoặc thay thế trang thiết bị văn phòng.
Lên kế hoạch chuyển văn
phòng
Bạn là người được giao nhiệm vụ tìm văn phòng mới cho công ty bạn thì việc đầu tiên cần làm là phải xác định được khu vực đặt thuê văn phòng phù hợp với ngành nghề kinh doanh của công ty để có thể lên kế hoạch cụ thể. Tùy từng ngành nghề kinh doanh mà công ty bạn đang hoạt động: có thể lựa chọn việc thuê căn hộ của các cá nhân hoặc thuê văn phòng theo địa chỉ tầng, phòng của tòa nhà,…
Bạn nên tìm hiểu nhiều địa chỉ khác nhau để có thể so sánh được môi trường, không gian và chi phí, như vậy công ty bạn sẽ có hướng xác định đúng đắn trong việc chuyển văn phòng. Chuẩn bị một kế hoạch chi tiết sẽ giúp bạn biết rõ ràng những công việc cần làm, phân công nhân viên trợ giúp và lường trước những khó khăn gặp phải trong quá trình chuyển dọn để có cách xử lý những tình huống không mong muốn xảy ra tốt nhất.
Sắp xếp, đóng gói đồ dùng trong văn phòng
Chỉ đạo, hướng dẫn mỗi nhân viên trong công ty cách sắp xếp đóng gói đồ dùng dùng cá nhân để tránh bị nhầm lẫn khi vận chuyển. Vật dụng cần chuẩn bị khi chuyển văn phòng: Thùng carton, băng keo, thùng xốp, dây quấn… (Lưu ý: bạn nên chuẩn bị số lượng lớn các thùng carton để đóng gói)
Ngoài ra, bạn nên chuẩn bị thêm những vật dụng như vải mềm, mút xốp, báo,… để có thể đóng gói những thiết bị văn phòng dễ vỡ. Công việc này bạn có thể giao cho phòng lễ tân hoặc phòng nhân sự chủ động chuẩn bị và phát lại cho phòng ban và cá nhân theo số lượng cần thiết.
Xác định thời gian chuyển văn phòng
Bạn sẽ phải trao đổi, thống nhất với lãnh đạo công ty về việc chuyển văn phòng vào thời gian nào? Trong trường hợp này Dịch Vụ Chuyển Đồ khuyên bạn nên tư vấn cho lãnh đạo lựa chọn thời gian vào cuối tuần để tránh ảnh hưởng đến công việc.
Nếu công ty bạn không thống nhật được thời gian chuyển văn phòng vào ngày cuối tuần thì có thể chuyển sang ngày làm việc thông thường. Lưu ý: nhân viên các bộ phận liên quan phải sắp xếp sao cho không ảnh hưởng tới việc kinh doanh của công ty. Sau khi đã thống nhất với ban lãnh đạo được thời gian chuyển văn phòng. Bạn cần gửi thông báo về thời gian thanh lý hợp đồng thuê nhà cho đối tác biết trước ít nhất 30 ngày.
Hoàn trả mặt bằng
Thông báo cho đối tác hay chủ nhà, chủ tòa nhà văn phòng cũ thời gian đến xác định và kiểm kê tài sản khi hoàn trả mặt bằng. Sau đó lập văn bản có xác nhận của 2 bên để tránh các rắc rối pháp lý về sau này.
Trên đây là những lưu ý mà chúng tôi nghĩ các bạn nên tham khảo qua trước khi chuyển văn phòng. Và để có thể hỗ trợ nhiều hơn nữa, tốt hơn nữa, bất cứ khi nào cần bạn hãy gọi ngay cho chúng tôi qua số hotline 0326 010 248 để được tư vấn miễn phí về chuyển văn phòng cũng như hỗ trợ báo giá, lên phương án miễn phí.
Bạn có thể tham khảo thêm các danh mục khác tại đây:
Kinh nghiệm tự chuyển văn phòng HCM tiết kiệm chi phí
Chuyển văn phòng trọn gói là gì? và sự cần thiết của dịch vụ này hiện nay?