Trong suốt quá trình mua bán thì công việc vận chuyển hàng hóa là điều tất yếu sẽ phát sinh. Và để đảm bảo trong suốt quá trình vận chuyển được diễn ra một cách suôn sẻ nhất thì cần chuẩn bị đủ và đúng những loại giấy tờ có liên quan. Hãy cùng bài viết đi tìm câu trả lời cho nhiều băn khoăn của bạn đọc “vận chuyển hàng hóa cần giấy tờ gì?”
Khái niệm về vận chuyển hàng hóa
Để trả lời cho câu hỏi “vận chuyển hàng hóa cần giấy tờ gì”, trước hết bạn cần hiểu được vận chuyển hàng hóa là một việc giao nhận hàng hóa từ địa điểm này đến địa điểm khác. Thông thường gắn với những dịch vụ vận chuyển hàng hóa, có sự kí kết hợp đồng vận chuyển giữa người nhận hàng và người gữi hàng. Hàng hóa có thể được vận chuyển bằng nhiều loại phương tiện khác nhau tùy thuộc vào từng đặc thù của loại hàng hóa cũng như những yêu cầu của bên nhận hàng.
Vận chuyển hàng hóa cần giấy tờ gì?
Đối với từng loại hàng hóa thì sẽ có những loại giấy tờ, chứng từ cụ thể đi kèm khác nhau. Sau đây bài viết sẽ trình bày các loại giấy tờ phổ biến nhất mà không thể nào thiếu trong bất kỳ một trường hợp vận chuyển nào. Cụ thể như sau:
Đầu tiên là để đảm bảo đủ điều kiện vận chuyển thì bên phía vận chuyển chịu trách nhiệm vận chuyển cần có giấy đi đường dành cho những dòng xe kinh doanh vận tải hàng hóa, giấy đi đường được cung cấp cho từng chuyến hàng và cho từng xe. Nội dung của giấy đi đường phải được thể hiện tại nơi đi, nơi đến và thời gian vận chuyển… nhằm một mục đích thể hiện một cách rõ ràng những hành trình của chuyến xe để dễ dàng kiểm soát.
- Giấy phép đăng ký xe ô tô.
- Giấy chứng nhận bảo hiểm các loại.
- Giấy chứng nhận kiểm định và được dán tem kiểm định.
- Giấy lưu hành cho xe quá khổ và quá tải (nếu có).
- Phù hiệu xe…
- Giấy chứng nhận đăng ký giấy phép kinh doanh vận tải theo ngành nghề.
Những loại giấy tờ trên là để đảm bảo bên phía vận chuyển để đáp ứng được điều kiện cần để thực hiện công việc vận chuyển.
Tuy nhiên, để công việc vận chuyển hàng hóa cần giấy tờ gì cho đầy đủ, có căn cứ và hợp pháp thì cần phải bổ sung thêm những giấy tờ sau:
Hợp đồng vận chuyển
- Số lượng hàng hoá.
- Thời gian và địa điểm nhận hàng và trả hàng.
- Cước phí vận chuyển, hình thức và thời điểm thanh toán.
- Những thoả thuận khác về các nghĩa vụ, trách nhiệm và quyền hạn mỗi bên.
Đối với vận tải hàng hoá cần chi tiết thêm về:
- Những quy cách tính chất hàng hoá.
- Phương thức giao và nhận hàng hoá.
- Những điều kiện khác về: Hải quan, quản lý thị trường và kiểm dịch…
Phiếu giao hàng
Được sử dụng để làm điều chứng minh cho công việc vận chuyển đã hoàn thành và thanh toán thu cước phí vận chuyển.
Phiếu giao hàng thường do những tài xế xe giữ một liên và một liên giao cho những chủ hàng và một liên được nộp lại cho những đơn vị vận tải cùng giấy đi đường.
Ngoài ra, trong các tình huống tùy theo mục đích của công việc vận chuyển thì cần thêm những loại giấy tờ cụ thể khác nhau, ví dụ như: Trường hợp hàng hóa được điều động nội bộ thì cần thêm loại hóa đơn bán hàng cùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo một lệnh điều động nội bộ.
Hoặc đối với loại hàng hóa xuất kho để bán, đưa đi trao đổi, biếu hay tặng hoặc tiêu dùng nội bộ thì chỉ cần đến hóa đơn và hợp đồng bán hàng.
Còn trong trường hợp vận chuyển hàng hóa giao lại cho đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng thì cần đến phiếu xuất hàng gửi bán đại lý kèm theo một lệnh điều động nội bộ hoặc hóa đơn bán hàng.
Còn đối với những hàng hóa bị sai quy cách và chất lượng phải xuất trả lại bên bán thì cần đến hóa đơn liên quan đến việc bán hàng để làm căn cứ cho công việc lưu thông trên đường.
Như vậy qua bài viết “vận chuyển hàng hóa cần giấy tờ gì?” đã trình bày những chi tiết về các loại giấy tờ không thể nào thiếu trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Hi vọng qua nội dung ở trên có thể là nguồn kiến thức hữu ích cho các bạn đọc và đặc biệt là những người làm trong lĩnh vực kinh doanh vận tải.
Bạn có thể tham khảo thêm các bài viết liên quan khác tại đây:
- Những danh mục hàng cấm vận chuyển hiện nay
- Dịch vụ vận chuyển hàng hóa đi tỉnh
- Quy trình vận chuyển hàng hóa