Công ty của bạn đang muốn chuyển văn phòng sang địa điểm khác đông dân cư, rộng rãi và thoáng mát, đặc biệt là thuận tiện cho công việc làm ăn,… Nhưng công việc chuyển văn phòng không phải đơn giản, nó bao gồm nhiều việc nhỏ cần sắp xếp, lên kế hoạch và thực hiện phải nhịp nhàng. Hôm nay, Dịch Vụ Chuyển Đồ sẽ chia sẻ với bạn một số cẩm nang chuyển văn phòng. Đây là cẩm nang hiệu quả cho những ai có nhu cầu chuyển văn phòng trong thời gian tới.
1. Lựa chọn đơn vị chuyển văn phòng trọn gói.
Để đảm bảo về mặt thời gian chuyển dọn văn phòng nhanh chóng bạn cần nhờ tới dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói và đặt lịch chuyển vào thứ 7 hay chủ nhật. Thường chỉ mất của bạn khoảng 1 buổi là nhiều nhất!
Đơn vị vận chuyển có thể sẽ đề nghị với bạn sắp xếp lịch khảo sát và báo giá trực tiếp. Nhưng bạn đừng lo lắng, việc này sẽ không mất nhiều thời gian của bạn và có thể tùy ý sắp xếp vào bất cứ khi nào bạn có thời gian rảnh rỗi.
Ký hợp đồng vận chuyển và đừng quên yêu cầu công ty vận chuyển mang thùng carton tới cho bạn trước để nhân viên có thể tự đóng gói đồ dùng cá nhân của họ.
2. Thông báo tới đối tác & cơ quan thuế
- Thông báo tới cơ quan thuế theo mẫu thay đổi địa chỉ công ty có sẵn việc này có thể giao cho phòng kế toán.
- Thông báo tới đối tác bằng văn bản về việc thay đổi địa chỉ công ty của bạn việc này có thể giao cho phòng hành chính nhân sự.
3. Lên kế hoạch di chuyển
Giao việc cho nhân viên.
Hãy cố gắng thực hiện công việc này ít nhất 6 hoặc 12 tháng trước khi đổi văn phòng, đặc biệt là nếu di chuyển văn phòng lớn hoặc văn phòng với số lượng nhân viên đông đảo. Bạn có thể chọn ra một người chủ chốt quản lý hoặc điều hành đội chịu vận chuyển trong công ty.
Xác định hàng tồn kho.
Bạn nên kiểm tra số lượng hàng còn tồn trong kho của công ty; giải quyết số hàng hoá đó và cơ sở vật chất trong văn phòng hiện tại không dùng đến nữa; đánh dấu các món đồ không sử dụng để không đưa đến văn phòng mới.
Lên thời gian biểu cụ thể cho việc thuê xe tải di chuyển
Hãy đưa ra một thời gian biểu tối ưu cho việc di chuyển với đội ngũ nhân viên vận chuyển. Nếu bạn thuê dịch vụ vận chuyển văn phòng, hãy đưa ra ngày và giờ cụ thể cho việc vận chuyển và xem họ có thể đáp ứng được thời gian này không nhé.
Lên kế hoạch bố trí văn phòng mới.
Khi bạn đã có thời gian biểu cụ thể cho việc di chuyển, bạn hãy bàn bạc với bên đội ngũ vận chuyển để xây dựng một kế hoạch bố trí văn phòng mới. Ví dụ, bạn có thể đặt bộ phận IT bên cạnh phòng máy chủ vì có thể họ sẽ cần ra phải vào phòng này nhiều hơn các bộ phận khác.
Đừng quên nhắc nhở nhân viên của mình về những viện cần làm chi chuyển văn phòng xem chi tiết TẠI ĐÂY
3. Thông báo tới toàn thể công ty.
- Thông báo lịch và kế hoạch chuyển văn phòng cụ thể tới tất cả nhân viên trong công ty, sắp xếp công việc cho các phòng ban để việc vận chuyển được diễn ra một cách nhanh chóng.
- Đối với nhân viên văn phòng nên cho nghỉ một buổi sáng thứ 7 hoặc chiều thứ 6 để có thời gian tự sắp xếp và đóng gói đồ dùng cá nhân theo thùng carton đã được công ty chuyển dọn văn phòng gửi tới trước đó.
4. Thông báo tại địa chỉ văn phòng cũ
Nếu được hãy tạo một thông báo về việc chuyển đi đến địa chỉ văn phòng mới tại văn phòng cũ. Để khách hàng, nếu ai chưa biết về sự thay đổi địa chỉ công ty của bạn có thể dễ dàng tới địa chỉ mới theo thông báo, tại văn phòng cũ.
5. Thông báo tới khách hàng
Thông báo tới khách hàng qua Email & SMS nếu được. Ngoài ra, nên đặt thông báo chính thức về việc chuyển văn phòng trên website công ty của bạn.
Trên đây là những mẹo nhỏ giúp bạn khi cần chuyển văn phòng, Dịch Vụ Chuyển Đồ chúc bạn sẽ có thể chuyển văn phòng một cách nhanh chóng.
Xem thêm: Dowload mẫu công văn thông báo chuyển văn phòng mới nhất 2020