Tùy vào từng đơn hàng và tình hình của từng công ty mà mỗi công ty có một quy trình nghiệp vụ giao nhận sẽ khác nhau. Tuy nhiên theo tìm hiểu của Dịch Vụ Chuyển Đồ, nhìn chung nhiều công ty giao nhận đều có một Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tổng quát là tương tự nhau gồm những bước như sau:
1. Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Sau khi đã tiến hành xem xét, báo giá thành và hai bên thỏa thuận ký hợp đồng giao nhận thì khách hàng sẽ gửi một bộ chứng từ gồm: Sales Contract, Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading, thông tin của con tàu, ngày tàu đến dự kiến,…
Nhân viên chứng từ sẽ kiểm tra những chứng từ khách hàng gửi bằng cách xem các thông tin có trùng khớp hay không, có đầy đủ những thông tin cần thiết hay không.
Trong trường hợp không trùng khớp giữa các dữ liệu với trong chứng từ với nhau hoặc thiếu thông tin, nhân viên chứng từ sẽ liên hệ với khách hàng yêu cầu bổ sung đầy đủ và chính xác.
2. Lấy lệnh giao hàng (D/O)
Lệnh giao hàng (Delivery Oder – D/O) là chứng từ mà bên công ty vận chuyển (hãng tàu hoặc forwader) phát hành để ra chỉ thị cho đơn vị lưu kho giữ hàng (cảng, kho) giao hàng cho chủ hàng.
Trước ngày dự kiến hàng đến (thông thường là từ 1 cho đến 2 ngày) sẽ nhận được giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice). Sau khi tàu đã cập bến và có được bộ chứng từ đầy đủ cùng với một vài giấy giới thiệu từ bên công ty của khách hàng gửi sang, nhân viên giao nhận sẽ đến hãng tàu hoặc một đại lý giao nhận khác (trong trường hợp lệnh nối) để lấy lệnh.
Sau khi đi lấy lệnh giao hàng phải đóng phí làm D/O, phí vệ sinh container, phí THC và Handling,…
Đồng thời, hãng tàu đưa cho bên nhân viên giao nhận ký tên vào 01 bản D/O và hãng tàu giữ lại bảng này để làm bằng chứng là một bộ lệnh đã được giao cho người giao nhận. Nhân viên giao nhận còn phải lấy đối chiếu B/L với những thông tin trong D/O để đảm bảo thông tin chính xác. Nếu như có phát hiện có sai sót và nhân viên giao nhận sẽ phải yêu cầu hãng tàu sửa chữa.
3. Thông quan hàng nhập khẩu
Bước 1: Khai hải quan điện tử và đóng thuế
Việc khai hải quan điện tử có thể sẽ được tiến hành đồng thời, song song với lấy D/O. Thay vì trước đây phải điền thông tin vào tờ khai rồi mang ra hải quan để nhân viên hải quan nhập liệu sẽ rất mất thời gian. Nhờ bước cải tiến này mà thời gian làm thủ tục sẽ nhanh hơn nhiều.
Nhân viên chứng từ sẽ sử dụng phần mềm ECUS5/VNACCS để khai hải quan điện tử và truyền dữ liệu lên tờ khai qua mạng hải quan điện tử. Nếu như truyền thành công hệ thống mạng của hải quan sẽ được tự động thông báo số tiếp nhận, số tờ khai và phân luồng hàng hóa.
Sau khi đã hoàn tất khai hải quan điện tử, ta sẽ nhận được một tờ khai hải quan hàng nhập, in bộ tờ khai ra và liên hệ với khách hàng nộp thuế.
Bước 2: Đăng ký tờ khai tại cảng
Sau khai đã khai hải quan điện tử thành công, nhận được tờ khai từ phía hải quan và cần chuẩn bị một bộ hồ sơ để đăng ký tờ khai tại cảng gồm:
- Tờ khai hải quan nhập khẩu.
- Vận đơn (B/L).
- Invoice.
- Packing list.
- C/O (nếu có).
- Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước.
- Giấy giới thiệu.
- Đăng ký kiểm hóa (nếu TK luồng đỏ).
Nhân viên giao nhận mang bộ chứng từ đã chuẩn bị để hải quan kiểm tra. Hải quan sẽ tiếp nhận bộ hồ sơ của doanh nghiệp để kiểm tra, sau đó chuyển hồ sơ qua bộ phận tính giá thuế để bắt đầu đóng thuế của doanh nghiệp.
Bước 3: Kiểm hóa (nếu luồng đỏ)
Xuống bãi làm thủ tục cắt seal kiểm hóa. Khi container hàng đã ở bãi kiểm hóa thì điều nhân công cảng đến cắt seal, điều công nhân bốc dỡ hàng ra khỏi container để phục vụ kiểm hóa. Sau đó mời công chức hải quan kiểm hóa xuống để kiểm tra hàng hóa theo những mức độ hải quan yêu cầu.
Bước 4: Trả tờ khai hải quan
Sau khi đã kiểm tra và đóng dấu xong, hải quan sẽ chuyển qua cửa trả tờ khai hải quan. Nhân viên giao nhận mua tem (lệ phí hải quan) sẽ dán vào tờ khai.
Nhân viên giao nhận sẽ kiểm tra xem đã đủ bộ chứng từ bao gồm:
- Tờ khai hải quan.
- Phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ.
- Phiếu ghi kết quả kiểm tra hàng hóa (nếu luồng đỏ).
Bước 5. Xuất phiếu EIR
Phiếu giao nhận container – hay còn gọi được gọi là phiếu EIR, là một trong các loại giấy tờ quan trọng trong xuất nhập khẩu. Phiếu EIR là một loại phơi phiếu ghi lại những tình trạng của container.
Để xuất phiếu EIR, nhân viên giao nhận sẽ đến phòng Thương vụ ở cảng nộp D/O (có dấu giao thẳng của hãng tàu) và đóng tiền nâng/hạ, lưu container.
Bước 6. Thanh lý hải quan
Hiện nay đã có thể thanh lý hải quan bằng phương tiện điện tử giúp rút ngắn thời gian thanh lý cổng, tuy nhiên hình thức này chỉ được áp dụng cho các tờ khai hải quan mở ở Hải quan Sài Gòn khu vực I.
Chủ yếu là thanh lý hải quan cổng. Để thanh lý hải quan cổng, nhân viên giao nhận mang theo bộ hồ sơ gồm:
- Lệnh giao hàng.
- Phiếu EIR.
- Tờ khai hải quan (Bản chính và bản copy).
- Danh sách container.
Hải quan sẽ vào sổ hải quan về những lô hàng và đóng dấu vào tờ khai, phiếu EIR và xác nhận vào tờ danh sách container và trả lại cho bên nhận viên giao nhận.
Bước 7. Giao hàng cho khách hàng
Nhân viên giao nhận và gửi phiếu EIR, danh sách container, giấy mượn container cho phía tài xế xe container để tài xế vào cảng nhận hàng.
Bước 8. Trả vỏ container rỗng cho hãng tàu và nhận cược
Bước 9. Quyết toán và lưu hồ sơ
Sau khi đã hoàn thành xong thủ tục thông quan hàng nhập xong và hàng đã được giao cho khách hàng thì nhân viên chứng từ phải kiểm tra lại và sắp xếp chứng từ thành 1 bộ hoàn chỉnh.
Người giao nhận sẽ trao trả lại những chứng từ cho khách hàng và lưu lại 1 bộ. Đồng thời kèm theo một bản Debit Note (Giấy báo nợ) cho khách hàng.
4. Kết luận
Trên đây là toàn bộ những bước trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container. Hy vọng với các thông tin này sẽ giúp bạn có được một cái nhìn toàn diện hơn về vấn đề này. Hiện nay, Dịch Vụ Chuyển Đồ là doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics toàn diện giúp tối ưu hóa mọi công việc xuất nhập khẩu hàng hóa. Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để nhận được những sự hỗ trợ tốt nhất!
Bạn có thể tham khảo thêm các bài viết liên quan khác tại đây: